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E-Mail-Ärger: Kettenbriefe, Vermisstenmeldungen und Knochenmarkspenden

Sicher haben Sie auch schon einmal eine solche Mail in der Mailbox gehabt:

Ganz DRINGEND!!!! sollen Sie diese Mail an alle Freunde und Bekannte und überhaupt Ihr ganzes Adressbuch weiter leiten. Dabei sind die Themen dieser Mails meist in einem dieser beiden Bereiche zu finden: Empörung stiften oder spontane Hilfe leisten. Also Gründe, die uns über unser Gewissen dazu verleiten, schnell zu reagieren. So schnell, dass wir gar nicht erst daran denken zu hinterfragen, was sich eigentlich genau hinter so einer Mail verbirgt.

Die Geschichten sind meistens ebenso dramatisch wie unterschiedlich:

    • Ein verschwundenes Kind
    • Eine dringend benötigte Knochenmarkspende
    • Viren, die dabei sind, das Internet aufzufressen
    • Firmen, die Spenden entrichten, wenn genug Mails zusammen kommen
    • Lotterie oder andere Gewinne
    • Erbschaften von dubiosen Adeligen, die in Scheckbetrug münden

Warum werden solche Mails verschickt?

Meistens handelt es sich um sogenannte Hoaxe. Das englische Wort Hoax, das vom altenglischen Hocus abstammt, bedeutet soviel wie Scherz oder Veralberung. Sie werden von Menschen initial verschickt, die Spaß daran haben, andere zu verwirren und zu verunsichern.
Darüber hinaus gibt es dann noch die Art von Hoax-Mails, die einen betrügerischen Hintergrund haben und die Empfänger in der Hoffnung auf das schnelle Geld ermutigen, Schecks zu versenden oder internationale Überweisungen zu tätigen.
Und natürlich den guten alten Kettenbrief, der dem Empfänger unglaubliches Glück bringt, wenn er ihn weiter leitet und natürlich ganz großes Unglück verheißt, wenn nicht.

Neben den kriminellen Hintergründen ist bei diesen E-Mails vor allem bedenklich, wie viel Arbeitszeit, Interenttraffic und damit auch Energie verbraucht wird.
Genaue Zahlen zu Hoax-Mails habe ich zwar nicht finden können, aber da Hoaxe auch zum Spam gehören, hier einige Zahlen zu den Auswirkungen von Spam aus dem entsprechenden Wikipedia-Artikel:

Durch Spam entsteht allein in den Vereinigten Staaten pro Jahr ein Schaden von 22 Milliarden US-Dollar. Nach einer 2009 erstellten Studie verbrauchen 62 Billionen Spam-Mails jährlich zirka 33 Milliarden Kilowattstunden Energie sowie 100 Milliarden Stunden Arbeitszeit zum Sichten und Löschen der Spam-Mails.Demnach macht Spam mittlerweile je nach Schätzung 89 bis 97 % des gesamten E-Mail-Volumens aus.

Wie lassen sich Hoaxe erkennen?

Google ist meistens die einzig nötige Prüfung. Googlen Sie eindeutige Begriffe aus der Hoax-Meldung. Die ersten Ergegbnisse bringen meistens schon Aufschluss darüber, ob der Inhalt einer Mail nicht weiter beachtet und auf keinen Fall weiter geschickt werden sollte. Vermisstenmeldungen oder Bitten um Knochenmarkspenden führen bspw. oft auf Zeitungsartikel, die erklären, dass der entsprechenden Person schon lange geholfen wurde.

Zwei weitere exzellente Anlaufstellen sind der Hoax-Info-Dienst der Technischen Uni Berlin und die englischsprachige Seite Snopes.com,  die neben Hoaxes auch urbane Legenden und Verschwörungstheorien aufklärt.

Der gleichen Prüfung sollten Sie übrigens auch Meldungen aus Social Networks unterziehen. Auch dort mehren sich vermeintliche Gewinne, Hilfsmeldungen usw., die sich allerdings auch noch automatisch in Ihrem Kontaktnetzwerk verbreiten.

Danke an Selbstmanagement und XING Experte Oliver Gassner für die Anregung, das Thema mal wieder aufzugreifen

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Wird uns der ständige Informations-Fluss von der übervollen Mailbox befreien?

Kennen Sie das: Sie haben sich ein neues Auto gekauft und plötzlich sehen Sie überall das Modell herumfahren, was Ihnen früher nie aufgefallen ist?

So geht es mir aktuell mit Activity-Streams.

Wir probieren zur internen Kommunikation aktuell yammer aus. Ich konnte bereits 2009 schon einige Erfahrungen mit dem geschlossenen System machen, das Sie sich wie ein Unternehmens-Twitter bzw. Unternehmens-Facebook vorstellen können. Zu dem Dienst den wir nutzen erhalten nur Personen Zugang, die über eine comspace-Mail-Adresse verfügen. Damit ist gewährleistet, dass sich niemand unbefugten Zugriff verschaffen kann.

Doch wozu braucht es noch ein weiteres Tool?

E-Mails, Chat, Instant Messenger, ein internes Wiki und ein Dokumenten-Management System. Reicht das nicht? Ich kann durchaus verstehen, wenn Kollegen stöhnen, wenn sie sich noch an einen weiteren Kommunikationskanal gewöhnen sollen.

Allerdings denke ich auch, dass sich hier eine grundsätzliche Bereitschaft zum Experimentieren und „auf etwas Neues einlassen“ etablieren sollte. Denn die Werkzeuge werden einfach immer besser und ausgefeilter.

Yammer zum Beispiel ist momentan in einer Phase, wo es immer mehr Funktionen bekommt. Der Dienst sah 2009 noch eher wie ein Twitter-Clone aus, der eben nur einer geschlossenen Gruppe von Mitarbeitern eines Unternehmens zugänglich war. Jetzt, knapp 2 Jahre später, wirkt es schon deutlich mehr wie ein Facebook. Der Funktionsumfang ist stark angestiegen.

Das empfinden Puristen als störend. Diejenigen, die bereits im persönlichen Bereich mit Netzwerken wie Facecbook, XING oder LinkedIn arbeiten, begrüßen die Funktionsvielfalt und dass sie Funktionen wieder finden, die sie in anderen Netzwerken schätzen gelernt haben.

Ich denke, hier wird in den nächsten Jahren noch eine ordentliche Konsolidierung statt finden. Weitere Dienste werden sich entwickeln. Einige werden noch mehr Funktionen ausbilden, andere werden sich sehr stark auf essentielle Funktionen fokussieren.

Was aber jetzt schon deutlich wird:

Wichtig ist, sich bereits frühzeitig über die Zielsetzung der Verwendung klar zu werden und entsprechend etablierte Kanäle und Werkzeuge mit den neu hinzugewonnen Möglichkeiten zu kombinieren.

Bleiben wir beim Beispiel yammer:

Die Vorteile sind eine schnelle, zentrale Kommunikation zu Themen, die man schnell in die Kollegen-Runde werfen möchte. Mit Anhängen versehen und bsw. ergänzt um die Funktion des „Likens“ um schnell eine Bestätigung oder Zustimmung abzugeben. Deutlich übersichtlicher und praktischer als per E-Mail.

So praktisch E-Mails auch sein mögen – es sind eben doch nur elektronische Postkarten / Briefe. Mit allen Vor- und Nachteilen. Das fängt bei unterschiedlichen Formatierungen an, geht über verschiedene Schriftarten, der Empfänger und Absender bis hin zu vergessenen „Antworten an Alle“-Klicks durch die unbeabsichtigt Personen aus einer Diskussion ausgeschlossen werden.

Alte E-Mail Hasen werden nun sicher sagen: „Aber es gibt doch Mailing-Listen! Und Filter-Regeln!“ Ja, die gibt es. Aber hier wird auch eine hohe Nutzerkompetenz voraus gesetzt, um all diese Funktionen korrekt anzuwenden.

Ein spezialisiertes Tool wie yammer gibt einen Rahmen vor. Bringt ein Filter- und Regelwerk mit. Es gibt verglichen mit den hunderten unterschiedlicher E-Mail-Clients nur eine begrenzte Anzahl an Wegen, das Tool zu benutzen. Das was auf der einen Seite zunächst komplex aussieht, führt auf der anderen zu einer einfacheren Nutzung.

Ergebnis einer Dikussion auf yammer kann übrigens auch schnell ein Beitrag wie dieser hier sein. Die Inspiration kam durch diesen Artikel auf Fast Company. Der Inhalt aus diversen Diskussionen des Comspace yammer Livestream.