8 Tipps für eine entspannte Urlaubsvorbereitung und den Wiedereinstieg ins Arbeiten

Urlaubsvorbereitung-Schreibtisch

Damit die Erholung nach dem Urlaub nicht gleich nach 2 Stunden wieder verpufft, gibt es einige Tricks um bereits vorm ersten Urlaubstag vor zu sorgen. Passend zum Beginn der Urlaubszeit haben wir hier einige davon zusammen gestellt:

Informieren Sie Kunden und Kollegen

Zwei Wochen vor Urlaubsantritt ist eine gute Zeit um vor allem diejenigen zu informieren, dass Sie bald einige Zeit nicht erreichbar sein werden, die möglicherweise noch offene Punkte zu klären haben.

Beginnen Sie den Urlaub einen Tag früher

Allen Menschen, mit denen Sie nicht direkt zusammen arbeiten sagen Sie, dass Ihr Urlaub bereits einen Tag früher beginnt. So schaffen Sie sich einen kleinen Sicherheitspuffer für diejenigen, die immer auf den letzten Drücker kommen. Nichts ist fehleranfälliger, als eine hektisch erledigte Aufgabe, die kurz vor knapp noch auf den Tisch kommt.

ToDo-Liste anlegen bzw. aufräumen

Zwei Wochen vor dem Start in den Urlaub ist ebenfalls der passende Zeitpunkt, um die noch offenen Aufgaben zu sammeln und zu kategorisieren:

  • Was muss dringend noch vorm Urlaub erledigt werden?
  • Welche wichtigen Aufgaben können an die Vertretung delegiert werden
  • Welche unangenehmen Tasks können Sie noch direkt vor den Ferien erledigen?
  • Welche angenehmen Aufgaben können für nach dem Urlaub aufgespart werden? (siehe Abschnitt: “bergab parken”)

Vertretung / Übergabe

Haben Sie alle notwendigen Informationen für Ihre Vertretung(en) zusammen gestellt? Führen Sie die Übergabe in einem persönlichen Gespräch statt in einer E-Mail durch. Nur so ist gewährleistet, dass mögliche offenen Fragen direkt geklärt werden können.

  • Kontaktdaten von wichtigen Kollegen, Dienstleistern, Kunden
  • Termine
  • Checklisten für Routineaufgaben
  • Kurzinfos zu laufenden Projekten
  • Links zu wichtigen Dokumenten, Webseiten und Ordnern

“Bergab Parken”

Dieser Artikel im Harvard Business Review sprcht vom Bergab-Parken, damit Sie Ihre Arbeit nach den Ferien gleich mit richtig Schwung und Spaß wieder aufnehmen können. Das Prinzip ist einfach und effektiv:

Sie hinterlassen sich selbst eine positive Notiz mit dem nächsten logischen Schritt je Projekt, wo Sie am ersten Arbeitstag wieder in Ihre Aufgaben einsteigen wollen. Der psychologische Trick dahinter ist, dass es leichter fällt, in einen laufenden Prozess wieder einzusteigen, als den Tag auf der grünen Wiese anzufangen. Hierfür eignen sich insbesondere die Aufgaben, die Sie besonders gerne erledigen, um nach dem Urlaub gleich wieder Spaß an der Arbeit zu haben.

Mir ist die Methode zum ersten Mal im Zusammenhang mit Ernest Hemingway über den Weg gelaufen, der seine schriftstellerische Arbeit immer dann für den Tag beendet hat, wenn ihm hundert Pprozentig klar war, wie es im nächsten Satz weiter gehen würde. Der Blogger und Autor Shawn Blanc beschreibt das Prinzip in seinem Artikel The Note im Detail. Die Arbeit Bergab parken funktioniert also auch jeden Feierabend und nicht nur vorm Urlaub ;)

Der Kalender

Setzen Sie Erinnerungen in den Kalender für die wichtigsten Todos in der ersten Woche nach dem Urlaub., So befreien Sie sich vom unguten Gefühl etwas vergessen zu haben.

Blocken Sie sich vorher bereits einige größere Zeitblöcke nach Ihrer Rückkehr zum wieder einarbeiten. Warum? Damit Ihnen nicht gleich an den ersten zwei Tagen nach dem Urlaub Termine in den Kalender gesetzt werden.

Die Abwesenheitsmeldung

Bleiben Sie professionell und höflich. Wer Ihnen in Ihrer Abwesenheit eine Mail schickt möchte nicht unbedingt wissen, an welchem Pool Sie gerade liegen, sondern vermutlich ein Problem gelöst bekommen. Weisen Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz also ruhig auf Lösungsquellen hin – bsw. auf der Unternehmenswebseite, im Unternehmensblog oder einer FAQ-Section.

Führen Sie auf, wer in dringenden Fällen ansprechbar ist – inkl. Durchwahl und Mail-Adresse. Leiten Sie eingehende Mails aber nicht automatisch weiter und weisen Sie darauf auch in Ihrer Abwesenheitsmeldung hin. So vermeiden Sie Mißverständnisse.

Es ist auch durchaus möglich, die Absender darum zu bitten ihre Mail nach Ihrer Rückkehr noch einmal zu senden. Dieser kleine psychologischen Trick hilft ein Stück weit, allzu hartnäckige Mail-Absender davon abzuhalten, tägliche Todos zu verteilen und damit die unbeaufsichtigte Mailbox unnötig zu füllen.

Setzen Sie in Ihrer Abwesenheitsmeldung ein Datum 2 Tage nach Ihrer Rückkehr und einen Tag vor Ihrem Urlaubsbeginn ein, um Ihnen genug Zeit geben, sich in den ersten zwei Tagen durch die bisher angefallenen Mails zu arbeiten.

Social Media Kanäle

Ein kurzer Hinweis in den regelmäßig genutzten Social Kanälen beugt etwaigen Vermissenmeldungen vor, wenn plötzlich einige Wochen kein Tweet oder Instagram-Foto von Ihnen kommen sollte ;)

Alternativ lassen sich natürlich einige Einträge vorbereiten und automatisch veröffentlichen.

ABER: Wenn Sie die einzige Person sind, die ggf. auf Reaktionen über Social Web Kanäle reagieren kann, raten wir ausdrücklich davon ab, einen Kanal per Autopilot mit Inhalten zu füttern.

Genießen Sie Ihren Urlaub und erholen Sie sich gut!

Je entspannter Urlaubsbeginn und -Ende ablaufen, desto mehr haben sich die Ferien gelohnt. In diesem Sinne:

Schönen Urlaub!

 

Weitere Tips finden Sie hier:

Harvard Business Review

Urlaubs-Checkliste Karrierebibel

 

 

Tips vom Steuerausblick Blog http://www.steuerausblick.de/wordpress/?p=2071

Über Alex Kahl

Alex Kahl arbeitet bei comspace derzeit als freier Mitarbeiter für Social Media Marketing. Neben der Betreuung dieses Blogs in den Bereichen Redaktion und Vernetzung steht er uns in Kundenprojekten beratend in Sachen Social Web zur Seite. Mehr über Alex erfahren Sie in seinem Blog zu automobilen Lifestyle Der-Probefahrer.de, auf Facebook, Twitter, und XING
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