Schlagwort: Feedbackgespräch

Heute möchte ich euch an meinen Erfahrungen mit der Methode “Peer-Feedback” teilhaben lassen. Die Idee ist mir zuerst im Podcast von Bastian Wilkat begegnet, dann ausführlicher im Buch “24 Work Hacks auf die wir gerne früher gekommen wären” von sipgate.

Dort wird das Peer-Feedback als Alternative zum jährlichen Mitarbeitergespräch vorgestellt, das in der letzten Zeit aufgrund der sich wandelnden Arbeitswelt mächtig in Verruf und unter Druck geraten ist. Armin Trost formuliert es in seinem Buch “Unter den Erwartungen”  als Versagen in der modernen Arbeitswelt, Niels Pfläging spricht in diesem Zusammenhang von “bizarren Mitarbeiterbeurteilungsritualen”.

Grundsätzlich ist Feedback aber wichtiger denn je: In Zeiten von selbstbestimmtem, agilem Arbeiten ist die zeitnahe Rückmeldung zur persönlichen Leistung eine wichtige Informationsquelle für die Kollegen_innen. Das betont auch Daniel Pötzsch in seinem Beitrag „Warum Feedback so wertvoll ist“ im IME-Blog. Spätestens seit der Diskussion um die Generationen Y und Z, die als Digital Natives permanente Kommunikation und Feedback gewöhnt sind, lässt sich die grundsätzliche Wichtigkeit von Feedbackgesprächen nur noch schwer ignorieren.

Brauchen wir ein neues Feedbackformat?

Auch bei comspace haben wir seit einiger Zeit keine festgelegten Mitarbeitergespräche mehr. Stattdessen hat jeder Kollege und jede Kollegin die Möglichkeit, nach Bedarf ein Feedbackgespräch mit der Führungskraft anzufragen. Das klappt zugegebenermaßen mal mehr und mal weniger gut. Zum einen fällt es nicht allen Kollegen leicht, aktiv ein Gespräch mit der Führungskraft einzufordern. Für unsere wenigen Führungskräfte ist es außerdem manchmal schwer, fachliches und detailliertes Feedback zu bestimmten Jobsituationen zu geben. Was also tun? Da wir bei comspace neue Ideen gerne einfach mal ausprobieren, habe ich mich kurzerhand selbst zum “Versuchskaninchen” erklärt und die Peer-Feedbackmethode getestet.

Unsere Idee im Überblick

• Die Feedback-Anfrage nach Bedarf bleibt. Feedbackgeber ist aber nicht die Führungskraft (also bei comspace z.B. Teamleiter oder HeadOf), sondern eine individuell zusammengestellte Peergroup.
• Ziel ist ein häufigerer und kontinuierlicher Feedbackprozess mit wechselnden anlassbezogenen Peergroups, die zeitnahes und fachliches – weil jobbezogenes Feedback – geben können.
• Positive Nebeneffekte: mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation, gesteigerte (Selbst-)Reflexion und geförderte Kommunikation durch mehr Austausch unter den Kollegen. Durch positive Rückmeldungen werden (evt. sogar bisher unbewusste) Stärken aufgedeckt. Über die sogenannte Stärkenorientierung hat beispielsweise die Management-Beraterin Svenja Hofert eine ausführliche Blogparade veröffentlicht.

Der Ablauf

Organisation

Der Feedback-Nehmer kümmert sich selbst um die Organisation des eigenen Peer-Feedback-Termins. D.h. sie oder er wählt 3-5 Kolleg_innen aus, von denen Feedback gewünscht ist und verschickt an diese einen gemeinsamen Termin. Der Termin sollte ca. 2 Wochen vorher geplant werden und max. 1 Stunde dauern. Mit der Termineinladung wird um das Feedback gebeten und individuell erklärt, warum man gerade diese Personen einlädt. Auch erste Hinweise zum “richtigen” Feedback-Geben habe ich in der Einladung mitgeschickt, z.B. als Link zu diesem und diesem Artikel. Ich habe die Einladung in zwei Schritten verschickt: Erst als E-Mail zur Ankündigung des Termins und Erläuterung der Idee. Dann als Termineinladung im Kalender mit weiteren Infos zum Ablauf, den Leitfragen etc.

Vorbereitung

Die Feedback-Geber bereiten sich einzeln auf den Termin anhand der mitgeschickten drei Leitfragen vor.

• Weiter so: Was kann [Name] gut? Was ist dank ihm oder ihr gut gelaufen?
• Idee: Wo ist Entwicklungspotenzial?
• Highlight: Was macht [Name] einzigartig / besonders toll?

Auch der Feedback-Nehmer bereitet sich vor, indem er sich Gedanken zum Ablauf und Notizen für die Moderation des Termins macht.

Das Gespräch

• Positive Rahmenbedingungen schaffen: Einen freundlichen Raum wählen, ggf. für Getränke und Snacks sorgen. Ein Poster / FlipChart mit dem Ablauf und den Leitfragen aufhängen.
• Der Termin kann vom Einladenden selbst moderiert werden. Alternativ könnte z.B. eine Kollegin aus dem HR-Bereich unterstützen. Hilfreich ist, die eigene Intention und den groben Ablauf am Anfang des Termins noch einmal vorzustellen und evtl. auf die Feedback-Regeln hinzuweisen.
• Im Termin selbst sind wir (etwas abweichend vom sipgate-Buch) folgendermaßen vorgegangen: Jede_r macht sich vorab allein Gedanken zu den Leitfragen. Im Termin selbst gibt jeder der Reihe nach Feedback zum ersten der drei Punkte. Danach geben alle der Reihe nach Feedback zum zweiten Punkt usw.
• Das Feedback ist ein Angebot bzw. eine Chance für den Feedbacknehmer sich weiterzuentwickeln, die eigenen Stärken auszubauen und an den Entwicklungsfeldern zu arbeiten. Daher soll der Feedbacknehmer im Termin selbst möglichst wenig kommentieren und schon gar nichts diskutieren. 😉 Es werden auch keine Inhalte dokumentiert oder weitergegeben.

Für den Test der neuen Feedback-Methode hatte ich bereits im Vorfeld zwei Runden geplant, um die Methode ausführlich testen zu können. Beide Runden waren letztendlich in einigen Punkten sehr unterschiedlich und auf ihre Art interessant und bereichernd.

Unsere Top-5 Erkenntnisse aus Runde 1:

• Die Vorbereitungszeit von 2 Wochen zwischen dem Verschicken der Einladung und dem Stattfinden des Termins war ideal.
• Die ausgewählten Leitfragen sind sehr allgemein und eignen sich für regelmäßige Feedbackrunden nur bedingt. Z.B. werden sich die Antworten auf die Frage nach den Stärken nicht innerhalb weniger Monate ändern. Deswegen könnte die Alternative sein, einen Fragenpool anzulegen, aus dem der Feedbacknehmer sich je nach Intention ein Set aus drei Fragen zusammenstellt. Weitere Leitfragen für das Peer-Feedback könnten sein:
  • Wie beschreibst du die Entwicklung von [Name] in den letzten Monaten (z.B. hilfreich für neue Mitarbeiter nach der Probezeit)?
  • Was hat [Name] im Projekt z besonders gut umgesetzt? Was ist dank ihr/ihm gut gelaufen?
  • Was hätte [Name] im Projekt Z anders/besser machen können?
• Der Ablauf aus 3 Runden (je eine Runde pro Leitfrage) hat bei uns gut funktioniert. So wird das Feedback strukturiert und man kann sich geordnet Notizen machen.
• Meine persönlichste Erkenntnis: Geballtes Feedback annehmen ist gar nicht so leicht! 😉 Auch sich zurückzunehmen, aktiv zuzuhören und Rückmeldungen nicht zu kommentieren muss geübt sein. Aus gutem Grund gibt es auch hierzu interessanten Lesestoff, z.B. im Kommunikations-Blog von Gaby Feile (“Feedback bekommen und damit umgehen – 8 Tipps”) oder etwas ausführlicher im Consulting-Blog von Elisabeth Krüger (“Feedback annehmen: So reagieren Sie kompetent auf Feedback”).
• Geschätzter Zeitaufwand pro Teilnehmer: 1,5 Stunden (30 Minuten Vorbereitung + 1 Stunde für den eigentlichen Termin). Hilfreich wäre eine zusätzliche Info in der Einladungsmail über den zeitlichen “Invest” und das eigene Verständnis dafür, wenn es jemand auslastungsbedingt dieses Mal nicht schafft.

Die Top-3 Erkenntnisse aus Runde 2:

• Nicht immer klappt es mit der gemeinsamen Terminfindung so gut wie in Runde 1. Je nachdem, wie die eingeladenen Kolleg_innen zeitlich eingespannt sind, kann der erste Terminversuch nicht immer klappen. In der zweiten Runde habe ich den Termin ein Mal verschoben und von den fünf eingeladenen Feedback-Gebern sind letztendlich zwei gekommen. Hier heißt es: Nicht nachtragend sein. Das tägliche Geschäft geht eben vor und manchmal klappt es einfach zeitlich nicht. Wenn die Absagen aber ein Dauerzustand werden, könnte dies ein wichtiges Signal dafür sein, dass die Methode (oder Teile davon) doch nicht das Richtige ist.
• Unsere spontane Überlegung: Eventuell lässt sich die Peer-Feedback-Methode auch als Projekt-Feedback-Methode nutzen. Die Teilnehmer versammeln sich nach Abschluss eines Projektes, um anhand von drei Leitfragen (z.B. “Was war gut?”, “Was hätte besser sein können?” und “Was war besonders?”) über ein gemeinsam abgeschlossenes Projekt zu reflektieren. Im Prinzip hätte man damit schon einen Einstieg in eine Retrospektive, bei der man sich effektiverweise nicht nur mit dem rückwärtsgewandten Beschreiben, sondern auch mit dem Auswerten der Ergebnisse und der Entscheidung über Maßnahmen beschäftigen sollte (= höhere zeitlicher und moderationstechnischer Aufwand).
• Idee zur Einführung der Feedback-Methode: Alle Kolleg_innen bekommen eine Übersicht zur Methode (Tipps zur Organisation, Ablauf & Leitfragen, Feedback-Regeln) im Postkartenformat. So hat man die wichtigsten Infos präsent und kann z.B. die Karte auch zur Orientierung mit ins Feedback-Gespräch nehmen.

Fazit zum Peer-Feedback

Eine gute Alternative oder zumindest Ergänzung zum alteingesessenen Mitarbeiterjahresgespräch. Die Methode ist nicht unbedingt einfacher, sie kostet ebenfalls Zeit für die Durchführung und Vorbereitung und fordert ein gewisses Maß an Professionalität bzw. Erfahrung im Umgang mit Feedback. Trotzdem: Arbeitsbezogenes Feedback von Kolleg_innen, die die eigene fachliche Leistung im Alltag am ehesten einschätzen können ist relevant und aktuell. Ausprobieren lohnt sich!