Wird uns der ständige Informations-Fluss von der übervollen Mailbox befreien?

Kennen Sie das: Sie haben sich ein neues Auto gekauft und plötzlich sehen Sie überall das Modell herumfahren, was Ihnen früher nie aufgefallen ist?

So geht es mir aktuell mit Activity-Streams.

Wir probieren zur internen Kommunikation aktuell yammer aus. Ich konnte bereits 2009 schon einige Erfahrungen mit dem geschlossenen System machen, das Sie sich wie ein Unternehmens-Twitter bzw. Unternehmens-Facebook vorstellen können. Zu dem Dienst den wir nutzen erhalten nur Personen Zugang, die über eine comspace-Mail-Adresse verfügen. Damit ist gewährleistet, dass sich niemand unbefugten Zugriff verschaffen kann.

Doch wozu braucht es noch ein weiteres Tool?

E-Mails, Chat, Instant Messenger, ein internes Wiki und ein Dokumenten-Management System. Reicht das nicht? Ich kann durchaus verstehen, wenn Kollegen stöhnen, wenn sie sich noch an einen weiteren Kommunikationskanal gewöhnen sollen.

Allerdings denke ich auch, dass sich hier eine grundsätzliche Bereitschaft zum Experimentieren und „auf etwas Neues einlassen“ etablieren sollte. Denn die Werkzeuge werden einfach immer besser und ausgefeilter.

Yammer zum Beispiel ist momentan in einer Phase, wo es immer mehr Funktionen bekommt. Der Dienst sah 2009 noch eher wie ein Twitter-Clone aus, der eben nur einer geschlossenen Gruppe von Mitarbeitern eines Unternehmens zugänglich war. Jetzt, knapp 2 Jahre später, wirkt es schon deutlich mehr wie ein Facebook. Der Funktionsumfang ist stark angestiegen.

Das empfinden Puristen als störend. Diejenigen, die bereits im persönlichen Bereich mit Netzwerken wie Facecbook, XING oder LinkedIn arbeiten, begrüßen die Funktionsvielfalt und dass sie Funktionen wieder finden, die sie in anderen Netzwerken schätzen gelernt haben.

Ich denke, hier wird in den nächsten Jahren noch eine ordentliche Konsolidierung statt finden. Weitere Dienste werden sich entwickeln. Einige werden noch mehr Funktionen ausbilden, andere werden sich sehr stark auf essentielle Funktionen fokussieren.

Was aber jetzt schon deutlich wird:

Wichtig ist, sich bereits frühzeitig über die Zielsetzung der Verwendung klar zu werden und entsprechend etablierte Kanäle und Werkzeuge mit den neu hinzugewonnen Möglichkeiten zu kombinieren.

Bleiben wir beim Beispiel yammer:

Die Vorteile sind eine schnelle, zentrale Kommunikation zu Themen, die man schnell in die Kollegen-Runde werfen möchte. Mit Anhängen versehen und bsw. ergänzt um die Funktion des „Likens“ um schnell eine Bestätigung oder Zustimmung abzugeben. Deutlich übersichtlicher und praktischer als per E-Mail.

So praktisch E-Mails auch sein mögen – es sind eben doch nur elektronische Postkarten / Briefe. Mit allen Vor- und Nachteilen. Das fängt bei unterschiedlichen Formatierungen an, geht über verschiedene Schriftarten, der Empfänger und Absender bis hin zu vergessenen „Antworten an Alle“-Klicks durch die unbeabsichtigt Personen aus einer Diskussion ausgeschlossen werden.

Alte E-Mail Hasen werden nun sicher sagen: „Aber es gibt doch Mailing-Listen! Und Filter-Regeln!“ Ja, die gibt es. Aber hier wird auch eine hohe Nutzerkompetenz voraus gesetzt, um all diese Funktionen korrekt anzuwenden.

Ein spezialisiertes Tool wie yammer gibt einen Rahmen vor. Bringt ein Filter- und Regelwerk mit. Es gibt verglichen mit den hunderten unterschiedlicher E-Mail-Clients nur eine begrenzte Anzahl an Wegen, das Tool zu benutzen. Das was auf der einen Seite zunächst komplex aussieht, führt auf der anderen zu einer einfacheren Nutzung.

Ergebnis einer Dikussion auf yammer kann übrigens auch schnell ein Beitrag wie dieser hier sein. Die Inspiration kam durch diesen Artikel auf Fast Company. Der Inhalt aus diversen Diskussionen des Comspace yammer Livestream.