DAM: Die Qual der Auswahl

Welches Digital Asset Management-Tool ist das Richtige?

Ein Marketer fragte kürzlich in einem Marketing-Slack:

„Was ist eurer Meinung nach das stärkste DAM am Markt? Kommt natürlich immer auf den Anwendungsfall an. Danke für euer Feedback.“

Richtig, kommt darauf an. Es gibt natürlich keine richtige Antwort auf seine Frage. Das stärkste Digital Asset Management-Tool? Worin? 

Um seine Frage zu beantworten, habe ich einige Gegenfragen gestellt. Die Antworten darauf sollen als Filter dienen und haben seinen Weg vielleicht ein wenig erhellt. Vielleicht helfen Sie auch Dir weiter.

DAM ist nicht gleich DAM und Use Cases unterscheiden sich stark. Auf dem Markt tummeln sich verschiedenste Lösungen. Capterra kennt 397 Lösungen, auf OMR Reviews gibt es 14 bewertete DAMs und G2 listet 250 Tools.

Das ist eine Menge Holz für jemanden, der oder die auf der Suche nach ’seinem‘ oder ‚ihrem‘ DAM ist und den Markt eruieren will. Wie können wir da filtern?

Die erste Krücke für die Auswahl, die Capterra und Co. anbieten, ist die Unternehmensgröße. Klein, Medium, Enterprise. Das kann helfen, muss aber nicht. Denn im DAM-Bereich kommt es vielmehr auf die Anzahl der Assets an.

Hier die Filter-Fragen:

• Welche Asset-Typen gibt es und welche sind vorherrschend?
• Wie viele Assets sollen initial in das DAM?
• Wie viele kommen pro Zeitraum dazu?
• Wie wichtig ist Rechteverwaltung?
• Wie soll das DAM ein- und angebunden sein?
• DAM: on-premises oder Cloud?

Welche Asset-Typen gibt es und welche sind vorherrschend?

Video, Audio, Bild, Dokumente – das sind die vier großen Gruppen an Assets. Jede Gruppe unterteilt sich in viele verschiedene Untergruppen. 

• Vektorgrafiken oder JPGs? 
• Marketingpläne oder Research-Daten? 
• Vorträge oder Verträge
• Personalakten oder Speisekarten der Kantine?

Die Beispiele zeigen schon, wo der Zug entlangfährt. Unterschiedliche Typen von Assets erzeugen unterschiedliche Anforderungen. Alle Systeme haben unterschiedliche Stärken. Ein System, dass aus dem Dokumenten-Management herausgewachsen ist und nun auch andere Assets verwalten kann, wird in Sachen Bild-Dateien nicht so stark sein wie ein ursprüngliches Media Asset Management.

Wie viele Assets sollen initial in das DAM?

Diese Kenngröße ist viel wichtiger als die Unternehmensgröße. Manche kleine Unternehmen verfügen über viel größere Asset-Mengen als mancher Mittelständler. Allen voran natürlich Fotografen, Druckereien, Filmstudios und alle anderen Unternehmen, die viel mit Bildern zu tun haben. 

Auch Onlinehändler können immense Mengen an Media-Assets ansammeln und Industrie-Unternehmen ebenso. Doch wie viele Assets sind viel?

Eine pauschale Antwort ist immer schwierig, aber als Daumenpeilung können folgende Zahlen dienen:

• <5.000 Assets -> klein
• 5-10.000 Assets -> Medium
• >20.000 Assets -> Enterprise

Wer unterhalb von 5.000 Assets „mitbringt“, der ist häufig mit einem DAM gut bedient, das vielleicht nicht so feature-reich ist wie andere Systeme. Vielleicht kann ein System gewählt werden, das weniger in der Verwaltung brilliert, aber tolle Workflows anbietet. 

Im Medium und Enterprise-Bereich wird die Qual der Wahl schon geringer. In diesen Segmenten gibt es die Platzhirsche, die auf Jahrzehnte Erfahrung, ausgereifte Software und ein gutes Partner-Netzwerk verfügen.

Wie viele Assets kommen pro Zeiteinheit dazu?

Aus dieser Zahl können wir zwei Dinge ablesen: Zum einen, welche Asset-Menge mittelfristig erreicht werden wird. Zum anderen, inwiefern die Beherrschung der Asset-Menge zu einem entscheidenden Faktor werden wird. 

Beherrschung? Dafür sollte das DAM da sein. Ja, schon. Aber DAMs sind spezielle Systeme, die je nach Asset-Typen besondere Anforderungen an die Organisationen stellen. Ein DAM wird nicht nur installiert und tut dann – fire and forget – seinen Job. 

Nur ein gepflegtes DAM ist ein gutes DAM

Ein DAM will gepflegt werden und der Erfolg eines DAM-Projekts korreliert direkt mit dem Aufwand, der in die Planung und die Pflege des Systems investiert wird. 

Denn: Texte sind durchsuchbar. PDFs, DOCs und andere Dateien dieser Art können schnell indexiert und auffindbar gemacht werden. Aber Bilder und Video-Dateien stellen hier eine viel größere Herausforderung dar. 

Ohne gepflegte Metadaten hat die Suche im DAM nur den Dateinamen, Auflösungen oder EXIF-Daten als Anhaltspunkte für eine Suche. Und was ist ein DAM, in dem man nichts findet? Richtig, ein DUM.

Wer nur wenige tausend Assets verwalten will und pro Jahr nur wenige hundert neue Assets erwartet, der hat gute Chancen, die Aufgabe manuell zu erledigen. Asset für Asset wird getagged und kategorisiert. Das ist nicht spannend, aber wichtig.

Wer Jahr für Jahr Tausende von neuen Assets produziert, der wird so nicht arbeiten wollen. Einzelne DAMs sind von Haus aus mit Features für automatisches Tagging ausgerüstet. 

Für CELUM stellen wir seit 2018 eine Erweiterung bereit: Automatische Bilderkennung in CELUM

Per Machine Learning wird der Inhalt eines Bildes identifiziert und das Asset entsprechend vertagged und kategorisiert. 30.000 Assets zu taggen wird von einer Mammutaufgabe zum Kinderspiel. 

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Wie wichtig sind Datenschutz und Rechteverwaltung?

Organisationen haben an diesem Punkt stark unterschiedliche Anforderungen. Das eine Extrem bilden Konzern und große Mittelständler. Komplexe Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen und Anforderungen an Asset-Verwaltung. Wer darf die Research-Dokumente sehen? Wie lege ich pre-launch die Marketing-Materialien ab, so dass nichts geleaked wird?

Auf der anderen Seite stehen die kleinen und mittleren Unternehmen, in denen es nicht so viele Geheimnisse gibt und die Rechtevergabe kein so wichtiges Thema ist.

Wie soll das DAM ein- und angebunden sein?

Integration ist ein Schlüsselwort für den Erfolg einer Vielzahl an Tools in der Marketing-Tech-Ecke, DAMs sind da keine Ausnahme, im Gegenteil. Ein DAM profitiert enorm von Verknüpfungen mit anderen Systemen, abhängig von der Verwendung der Assets. 

Zentral ist sicherlich die Verbindung zum CMS oder zu der DXP. Wenn Bilder aus dem DAM kopiert werden müssen, bevor sie zu einer Dublette im Mediacenter des CMS werden, dann haben wir ein Problem. 

Das DAM sollte Single-Source-of-Truth (SSOT) für die Assets sein, das heißt, die anderen Systeme müssen die Daten aus dem DAM abgreifen und innerhalb des eigenen Systems darstellen können. Wo auch immer ich Bilder im CMS auswähle – dort muss ich einfach und schnell auf die Assets aus dem DAM zugreifen können.

Ein PIM (Product Information Management) ist hingegen SSOT für alle Produkt-Daten – aber nicht für die Bilder. Wer im PIM sucht, sollte die Bilder aus dem DAM serviert bekommen. Genauso im Webshop, im Contentmarketing- oder Socialmedia-Tool oder im CRM – das DAM hat den Asset-Lead. .

DAM: on-premises oder Cloud?

Eine Gretchenfrage für viele Organisationen und häufig ideologisch getrieben: Cloud oder on-premises? Totale Kontrolle oder flexibel skalieren? Das Für und Wider wird häufig diskutiert; das muss hier nicht stattfinden.

In Bezug auf die DAM-Auswahl ist nur wichtig zu wissen, inwiefern die Systeme mit der im Unternehmen herrschenden Praxis übereinstimmen. In einer Organisation, die Cloud-Einsatz grundsätzlich ablehnt, macht die Empfehlung eines Cloud-Systems wenig Sinn und umgekehrt.

Haben Dir die Fragen geholfen und Ansätze für eine sinnige Filterung mitgegeben? Wenn ja, dann teile den Link zu diesem Post gerne in Deinem Team. Außerdem freuen wir uns immer über Feedback in Form von Kommentaren oder Posts auf Social Media.