Ombudsmann und digitale Hinweisgebersysteme – echte Fressfeinde?

„Entweder Ombudsmann oder digitales Hinweisgebersystem – beides geht nicht.“ Das ist ein weitverbreiteter Irrglaube in der Branche und auch bei Ombudsmännern selbst. Sie befürchten, überflüssig gemacht zu werden und durch eine technische Lösung ersetzt zu werden. Das ist verständlich, aber in der Praxis selten der Fall. Einige unserer Kunden setzen auf eine Kombination und erzeugen Synergien und echte Mehrwerte.

Was ist ein Ombudsmann?

Eine Ombudsfrau, eine Ombudsperson oder – wie weit verbreitet – ein Ombudsmann ist eine Person, die eine Ombudsstelle innehat. Per Definition sind es Schiedspersonen, welche unparteiisch handeln sollen. Dazu werden Sie, als externe Parteien, von Organisationen oder Unternehmen beauftragt, diese Position wahrzunehmen. Ihre Bezeichnung ergibt sich daher aus dem Wort Ombud, welches “Vollmacht” bedeutet.

Welche Aufgaben hat ein Ombudsmann?

Diese Vollmacht befähigt den Ombudsmann dazu, innerhalb seiner Funktion unparteiisch agieren zu können. Generell wird er in Streitfällen eingesetzt,  um allen Parteien ohne großen bürokratischen Aufwand zu verträglichen Lösungen zu verhelfen.

Mit Blick auf den Einsatz eines Ombudsmann für Compliance-Aufgaben, umfassen die Pflichten oft:

• Unabhängige Bewertung von Streitfällen,
• die Abwägung der vorgebrachten Argumente der Beteiligten,
• eine Einordnung von Schaden, Risiko und Kostenfaktoren,
• die Anregung einer Lösung bzw. Lösungsfindung

Ziel ist dabei auch, dass Streitfälle in den verschiedenen Bereichen zügig verfolgt und ohne großen bürokratischen oder medialen Aufwand verfolgt und geschlichtet werden.

Wer nutzt einen Ombudsmann?

Immer mehr Organisationen und Institutionen (von der BILD bis zur UN) besitzen Ombudsstellen oder beschäftigen gar ein ganzes Ombudsgremium.

Die Stellen sind sehr gemischt besetzt und reichen je nach Anforderung vom freiwilligen Ehrenamt bis hin zu Experten aus Recht, Revision und Compliance.

Speziell für die korrekte Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, regulatorischer Standards und die Einhaltung eigener ethischer Normen und Anforderungen sind die Ombudsleute in Unternehmen aktiv. Um Ihre Arbeit auch effizient durchzuführen und die Anonymität der Fragesteller oder Hinweisgeber zu schützen bedarf es spezieller technisch-organisatorischer Maßnahmen.

Beschwerde an Ombudsstelle einreichen

Wird eine Beschwerde an einen Ombudsmann oder eine Ombudsfrau eingereicht, so geben vor allem die verfügbaren Meldekanäle den Weg der einzureichenden Meldung vor. So hätten die Informationen zum #Dieselgate-Skandal frühzeitig Klarheit schaffen und zu personellen Konsequenzen führen können, wären diese beispielsweise an einen Ombudsmann gemeldet worden. Daher sollte der Hinweisgeber die Wahl haben, je nach Brisanz und Dringlichkeit der Beschwerde auch auf anonyme Meldekanäle zugreifen zu können, welche mehr sicher Sicherheit und Vertrauen zur Wahrung der Anonymität bieten.

Wie kann man einen Ombudsmann kontaktieren?

Es gibt in der Praxis viele individuelle Möglichkeiten – die üblichen sind per Post (Briefkasten), per Telefon, per E-Mail, persönlich oder über spezielle, digitale Meldesysteme.

Sollte man den Ombudsmann direkt kontaktieren?

Sollte die Beschwerde sensible Informationen enthalten, wird sich der Meldende oder Beschwerdesteller schnell selbst beantworten können, ob er seine Identität besser erstmal schützen oder direkt preisgeben möchte. Optionen, wie eine Meldung an den Vorgesetzten, ein persönliches Gespräch mit dem Ombudsmann oder die Nutzung bestehender E-Mailaccounts scheiden daher erstmal aus.

Wie kann Anonymität in der Kommunikation mit dem Ombudsmann sichergestellt werden?

Der Meldende, es kann aufgrund der Brisanz der Informationen schon von Hinweisgeber oder Whistleblower gesprochen werden, möchte gerne seine Identität schützen. Das Bekanntwerden seiner Informationsweitergabe könnte ggf. ernste Konsequenzen für Job, Finanzen oder gar Leib und Leben des Whistleblowers und seines Umfelds nach sich ziehen.

Der gute, alte Postkasten

Der Postkasten, wie er in vielen Unternehmen schon seit vielen Jahren eingesetzt wird, ist in Sachen Anonymität manchmal schwierig – schließlich kann der Whistleblower dabei gesehen werden, wie er den Postkasten befüllt.

Außerdem ist es sowohl für den Hinweisgeber als auch für die Compliance-Beauftragten von großem Interesse in einen Dialog eintreten zu können. Es kann schließlich Rückfragen zur fachlichen Einordnung des gemeldeten Vorfalls geben. Hinweisgeber möchten meist auch über den Verlauf der Ermittlungen informiert werden können.

Das Telefon und die E-Mail

Alternativ zum Postkasten kann der Ombudsmann auf der bekannten Rufnummer erreicht werden, hierzu wird natürlich nicht das Diensttelefon mit Klarnamen- oder Rufnummernauflösung genutzt.

Rückfragen sind aber auch nur direkt möglich oder erfordern eine regelmäßige Verabredung zum Austausch. Ganz ausscheiden würde die Möglichkeit eines spontanen Anrufs, wenn Anrufer und Ombudsmann durch eine Sprachbarriere getrennt sind.

Etwas mehr Zeit, um notwendige Übersetzungen einzuholen, verschafft eine durch den Meldenden eigens eingerichteter E-Mail-Account (quasi als Wegwerf-Account). Wer garantiert aber dem Hinweisgeber, dass die IT des Unternehmens nicht die E-Mail-Server und die Mailadresse des Ombudsmann dauerhaft überwacht (oder auf Druck “von oben” hin überwacht)? Und werden die Inhalte der E-Mail auch verschlüsselt bzw. ist der Ombudsmann in der Lage verschlüsselte Informationen zu lesen?

Ombudsmann und digitales Hinweisgebersystem

Letztlich kann ein extern gehostetes digitales Hinweisgebersystem alle Anforderungen an Anonymität, permanente Verfügbarkeit und effiziente Bearbeitung durch integrierte Funktionen, wie Dialogfunktion, Eingangssichtung, granulare Rechtekonzepte oder einem Übersetzungsservice erfüllen.

So kann ein Ombudsmann die Aufgaben seiner Funktion reibungslos nachkommen und ein optimales Ergebnis aus der Kommunikation mit dem Meldenden schöpfen. Ombudsmann und digitales Hinweisgebersystem können sich perfekt ergänzen, die Anonymität gewahrt und die Möglichkeit für Rückfragen und weiteren Kontakt gewährleistet werden.

Natürlich sind Unternehmen – mit ihrer jeweiligen Kultur – ebenso individuell, wie die Anforderungen an den Aufbau eines Hinweisgebersystems. Sprechen Sie uns gerne an, wenn bei Ihnen Fragen offen geblieben sind.