Warum das Einbinden der Redaktion entscheidend für den Erfolg von CMS-Projekten ist

Bei der Einführung eines neuen Content Management Systems (CMS) wird die Redaktion vor Projektbeginn häufig nur rudimentär nach ihren Wünschen befragt und danach erst wieder bei der Content-Schulung einbezogen. Dadurch fehlt sie bei den meisten Schritten der Konzeption, Implementierung und Qualitätssicherung (QA). Ironischerweise sind es jedoch genau die Mitarbeitenden in den Unternehmen, die am Ende täglich mit dem CMS arbeiten.

Die Folge: Funktionalitäten können fehlen oder falsch konfiguriert sein oder Inhalte wurden möglicherweise vorab mit begrenztem Modulwissen überarbeitet und passen nun nicht zu den Gegebenheiten des neuen CMS.

Vorteile einer involvierten Redaktion

Unsere Vorstellung ist es, dass von Beginn an die Personen ihren Beitrag zum Projekt leisten dürfen, die in den späteren Phasen auch aktiv damit arbeiten werden. Das Projektteam gewinnt so nicht nur wichtige Einblicke in die realen Prozesse bei der inhaltlichen Gestaltung der Website und kann die Anforderungen der Redaktion bei der Umsetzung mit einfließen lassen. Im Gegenzug bekommt die Redaktion ein CMS, das – zusätzlich zu besserer Technik und ansprechendem Design – auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

• Mitgestaltung und Verständnis: Eine frühzeitige Einbindung der Redaktion ermöglicht ein aktives Mitwirken an wichtigen Entscheidungsprozessen. Das Design wird verstanden und mit Begeisterung übernommen.
• Berücksichtigung von Sonderfällen: Bei den Anforderungen werden auch Sonderfälle direkt mitgedacht. Das führt zu weniger nachträglichen Änderungen und Anpassungen.
• Intensiveres Testing: Eine größere Anzahl von Beteiligten bedeutet ein intensiveres Testing der Templates und Module. Bugs können schneller identifiziert und behoben werden.

Vorteile einer informierten Redaktion

Häufig sieht man auf Websites immer wiederkehrende Module und Seitenlayouts, obwohl der Funktionsumfang und die Flexibilität der Designs viel größer geplant waren. Denn häufig bleiben Redaktionen zwischen CMS-Schulung und Relaunch gar nicht genug Zeit, um sich ausgiebig mit den Modulen und möglichen Varianten zu beschäftigen.

Die Überarbeitung der vorhandenen Seiten geschieht vorab in Word, ohne auf dem Schirm zu haben, welche Möglichkeiten das neue System für Teaser, hervorgehobene Inhalte oder grafische Elemente bietet. Ist die Redaktion hingegen über alle Entscheidungen von Design Agentur und UX informiert worden und versteht die Hintergründe der Entwürfe, lassen sich diese viel einfacher auf den neuen Content übertragen.

Die Redaktion profitiert von: 

• Voll ausgeschöpften Modulfunktionen: Durch umfassende Information werden Modulfunktionen vollständig ausgeschöpft, sodass sich die Entwicklung wirklich lohnt.
• Weniger Frust bei der Contentpflege: Mit dem nötigen Wissen passieren weniger Fehler bei der Pflege der Inhalte.
• Mehr Kreativität: Eine gut informierte Redaktion bringt mehr Kreativität bei der Seitengestaltung ein.

Unser Ansatz: Transparente und direkte Kommunikation

Der Wunsch, das eigene Redaktionsteam in die Planung mit einzubeziehen, muss vom Kunden kommen. Wir sorgen als Agentur dafür, dass die Editoren spätestens nach der CMS-Schulung ihre Ansprechpartner für Fragen, Wünsche und Feedback bekommen.

Um dies zu realisieren, setzen wir auf einen gemeinsamen Kommunikationskanal für Redaktion, Content Team der Agentur, Projektleitung und Entwicklung, bspw. über Slack oder Microsoft Teams.

Synchron und asynchron kommunizieren: Möglichkeiten für spontane Calls in Notfällen und asynchrone Kommunikation über Beiträge und Threads.

Niedrigschwelliger Kanal: Fragen werden schneller gestellt als per E-Mail oder Telefon. Nachrichten werden von mehreren potenziellen Problemlösern gesehen, was eine schnellere Reaktion ermöglicht. Im Gegenzug können alle Personen im Kanal die Antworten mitlesen und auf die eigene Arbeit übertragen.

Transparente Kommunikation: Neue Features, Bug Fixes, Anleitungen, Störungen, Wartungszeiten und mehr werden transparent kommuniziert. Die Redaktion ist stets informiert, ob ein Problem bereits bekannt ist, und kann sogar weitere Beispiele zur Problemlösung beisteuern.

Effiziente Problemlösung: Kleinere Probleme und Fragen können direkt vom Content Team und der Entwicklung geklärt werden. Größere Aufgaben werden über das Projektmanagement selektiert und vorformuliert ins Ticketsystem aufgenommen.

Zusammen stellen diese Ansätze sicher, dass die Redaktion nicht nur informiert, sondern auch aktiv eingebunden ist. So entsteht eine Website, die den Bedürfnissen aller Nutzer einfängt und ein CMS, das von den Beteiligten mit mehr Begeisterung und Kreativität genutzt wird.

Der direkte Draht in die Teams von comspace hilft außerdem dabei, weiteres Wissen anzuzapfen.

Daten zu Suchanfragen und Nutzerverhalten auf der alten Website können rechtzeitig kommuniziert und als Basis für fundierte Content-Entscheidungen genutzt werden. Unsere Experten aus Webanalyse und SEO stehen der Redaktion als zusätzliche Experten zur Verfügung, die mit konkreten Tipps, fundierten Zahlen und kritischen Fragen die Content-Qualität nach vorne treiben.