5 gute Gründe, um den Bewerbungsprozess im JIRA abzubilden

Lange Zeit nutzten wir bei comspace ein selbstentwickeltes Tool, um sämtliche Bewerbungen zu verwalten. Dieses Tool wurde ursprünglich für einen Kunden programmiert und war dementsprechend auf die Bedürfnisse eines anderen Unternehmens zugeschnitten. Zudem war es in die Jahre gekommen. Es brauchte also nicht nur optisch eine Neuerung, auch die Funktionen mussten überarbeitet werden. So stellten wir uns bereits im letzten Jahr die Frage, wie wir das Bewerbermanagement zukünftig abwickeln wollen.


Die Suche nach einem HR-Tool mit einer schlanken Recruiting-Funktion war ernüchternd. Der Markt war voll von Lösungen, die ein Recruiter-Herz im Konzern wahrscheinlich höher schlagen lassen: Angefangen bei automatisierter Übertragung von Daten aus dem Lebenslauf ins System, über Matching-Funktionen, die Bewerber*innen direkt nach bestimmten Kriterien (aus)sortieren, bis hin zum Ausschreibungsmanagement, welches das Streuen unzähliger Stellenanzeigen in verschiedenste Jobportale mit einem Klick ermöglicht. Alles unglaublich zeiteffizient. Aber auch schrecklich unpersönlich und so gar nicht nach unserer Vorstellung.
Eigentlich ist die Bearbeitung einer Bewerbung zu sehen wie ein kleines Projekt. Warum also nicht mit dem Projektmanagement-Tool arbeiten, welches wir ohnehin im Einsatz haben? Ich plante einen (Beratungs-)Termin mit unserem Tool-Experten Jörn. Schnell hatten wir den Ablauf unseres Bewerbungsprozesses in einen JIRA Workflow umgewandelt. Noch ein paar Anforderungen bzgl. der Zugriffsrechte, Löschung und Filtermöglichkeiten festgehalten, dann legte Jörn mit der Projektkonfiguration im JIRA los. Ein paar Stunden später starteten Jörn und ich mit einer Test-Bewerbung unser neues Projekt „PCREC“ – People & Culture Recruiting. Nach dem zufriedenstellenden Test folgten seit Beginn des Jahres weitere 150 echte Bewerbungen.

JIRA Workflow für Bewerbungen

Aus meiner Sicht war der „Umzug“ unseres Bewerbermanagements ins JIRA eine richtig gute Entscheidung. Wenn ihr gerade zufällig auf der Suche nach einer unkomplizierten Lösung seid, bereits ein Ticket-System oder PM-Tool im Einsatz habt und die Anzahl eurer täglich eingehenden Bewerbungen noch an zehn Fingern abzählen könnt, interessieren euch vielleicht diese fünf Vorteile gegenüber einem speziellen Recruiting Tool:

1. Flexible Anpassungsmöglichkeiten

Wechselnde Zuständigkeiten, zusätzliche Funktionen, veränderter Prozess – alles kein Problem. Als Project Lead kann man die User unkompliziert verwalten, Zugriffsrechte anpassen und den Workflow bearbeiten. Dafür braucht man weder die Unterstützung eines erfahrenen Entwicklers noch die Telefonnummer einer Support-Hotline.

2. Verbesserte Reaktionszeiten

Die Bewerbung geht per Mail bei uns ein, wird asap in ein Ticket umgewandelt und mit den entsprechenden Team-Kolleg*innen geteilt. Alle Beteiligten können die Bewerbung gleichzeitig ansehen und kommentieren. Dadurch, dass man im selben System arbeitet, in dem auch Kundenprojekte abgewickelt werden, lässt sich die Bearbeitung einer Bewerbung viel besser ins tägliche Arbeiten integrieren. Man kommt intern schneller zum Ergebnis und der/die Bewerber*in erhält schneller eine Rückmeldung.

3. Kostenersparnis

Software für’s Bewerbermanagement lassen sich die Anbieter teuer bezahlen. Die Lizenzen für unser Projektmanagement-Tool zahlen wir ohnehin, da wir damit unsere Kundenprojekte koordinieren. Wenn man auf die oben genannten Zusatzfunktionen eines Recruiting Tools verzichten kann (oder will), dann kann man sich auch die Kosten dafür sparen.

4. Datenschutz und -verarbeitung

Die Bewerberdaten bleiben bei uns und wir selbst können steuern, was mit einer Bewerbung nach Beendigung des Prozesses passiert. Sollen die Unterlagen gänzlich gelöscht werden, sollen sie zu Auswertungszwecken anonymisiert gespeichert werden oder holen wir uns die Erlaubnis ein, Kontaktdaten im Talent-Pool zu speichern, um später noch einmal Kontakt aufnehmen zu können? (Für den/die Datenschutzbeauftragte*n in oder neben euch: Ja, ist alles auf DSGVO-Konformität geprüft – Löschung für immer und ewig ist auch gewährleistet.)

5. Übersichtlichkeit durch Verknüpfung von Tickets

Sobald der/die passende Bewerber*in gefunden ist, fallen weitere Aufgaben im Rahmen des Onboardings an. Die IT richtet alle Zugänge ein, das Office Management organisiert noch ein neues Sitzmöbel, wir legen die digitale Personalakte an und bereiten den Papierkram vor… all das halten wir ebenso in Tickets fest. Die Verknüpfung verschiedenster, teamübergreifender Aufgaben sorgt für Transparenz und hilft ebenso dabei, den Überblick zu behalten.

Technische Einschränkungen können auch Vorteile sein

Ich könnte noch weitere Kleinigkeiten aufzählen, an denen wir uns regelmäßig erfreuen – z.B. ein übersichtliches Kanban Board mit allen aktiven Bewerbungen, diverse Filter- und Auswertungsmöglichkeiten oder eine simple Drag’n’Drop Bedienung. Fairerweise muss ich aber natürlich auch zugeben, dass das händische Anlegen einer Bewerbung, der nicht-automatisierte Versand einer persönlich formulierten Mail sowie die Status-Aktualisierung eines Tickets auch Zeit in Anspruch nehmen, die vielleicht nicht jeder Recruiter übrig hat. Für unser Team kann ich sagen, dass es sich lohnt, ein paar Minuten mehr Zeit zu investieren. Denn es ist eine einfache Art der Wertschätzung, die zu einer positiven Candidate Experience beiträgt. Im besten Fall haben wir so einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin für uns gewonnen. Im schlimmsten Fall gibt’s eben nur Karma-Punkte für wertschätzenden Umgang mit Bewerber*innen.

Sarah Jansohn

Sarah arbeitet bei comspace im Bereich People & Culture. Themen: #DigitalHR #Unternehmenskultur #Gesundheit

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