Autor: Alex Kahl

Neben der Verringerung von Komplexität geht es auch darum, sie auszublenden und beherrschbar zu machen. Mit immer mehr neuen Tools, IT-Strukturen und Prozessen wird sich Komplexität auf lange Sicht kaum verringern lassen. Aber es entstehen immer neue Ansätze, sie in den Griff zu bekommen.

In unserem Video-Interview mit e-Spirit CEO Bodemann sprach unser Geschäftsführer Michael Steinfort bereits davon, dass die zukünftigen Entwicklungen im Content Management Bereich dadurch geprägt sein werden, Inhaltsstrukturen und integrierte Services weniger komplex zu gestalten.

Beim CMS FirstSpirit konnte ich die Maßnahmen zur Vereinfachung bereits erfahren: Die Integration der bereits im Unternehmen genutzten Drittanbieter-Dienste minimalisiert verwirrende Funktionen, Editoren werden an die Bedürfnisse der Nutzergruppen angepasst und unterschiedlichste Kanäle nach außen (Social Media, Kommunikation, Newsletter usw.) werden zentral beherrschbar. Lösungen wie diese ermöglichen Redakteuren und CMS-Nutzern einfache Usability und dem Unternehmen Zeit- und Kostenersparnis.

Die unterschiedlichen Formen von Komplexität

Im Unternehmens-Kontext können wir drei verschiedene Formen von Komplexität unterscheiden:

Die interne Komplexität des eigenen Unternehmens. Hier kommen v.a. Arbeits-Organisation, Prozesse und unmittelbar der individuelle Mensch zum Tragen.

Die externe Komplexität, auf die kein oder nur geringer Einfluss besteht: Politische Entscheidungen, gesellschaftliche Entwicklungen, aber auch Beziehungen zu Partnerunternehmen und Lieferanten.

Was bleibt ist die Komplexität der Märkte. Hier kommen die Anforderungen der Kunden ebenso zum Tragen wie bsw. der Zugriff auf Rohstoffe.

Genaueres hierzu und in welchen Detail-Bereichen und Branchen die Unübersichtlichkeit besonders stark auftritt, lesen Sie in diesem empfehlenswerten Artikel der Wirtschaftswoche von Ende 2012. Die Haupterkenntnis des Artikels ist, dass zwischen guter Komplexität – die zur Abgrenzung von Wettbewerbern oder Steigerung der Wertschöpfung führen kann – und schlechter Komplexität, die Kosten und unnötigen Mehraufwand verursacht, unterschieden werden muss.

Zeit und Komplexität

Diese beiden gehen meist Hand in Hand. Ist ein Bedienkonzept, ein Prozess oder eine Gestaltung zu komplex, kostet der Einsatz oft unnötig viel Zeit. Problematisch sind über lange Zeit gewachsene Strukturen, die sich nur schwer durchblicken und noch schwerer ausdünnen lassen. Hier ist ein regelmäßiges Prüfen auf Vereinfachung von Abläufen ratsam, um weiteres Verkomplizieren zu vermeiden und mit der Zeit sogar zu einfacheren Lösungen zu gelangen.

Komplexität und Wertschöpfung

Sowohl ein zeitlicher als auch ein Faktor für Arbeitsaufwand und Gesundheit von Mitarbeitern ist eine möglichst einfach zu bewältigende Kommunikation über die zahlreichen Kommunikations-Kanäle. Das betrifft nicht nur die sich immer neu erfindenen Social Web Kanäle, sondern auch die klassischen Kommunikationsmittel: Ebenfalls auf der CeBIT konnte ich eine Panel-Diskussion verfolgen, auf der u.a. Tim Stone von Polycom (der Hersteller der dreieckigen Telefone in den meisten Konferenzräumen dieser Welt) sagte: „Wenn wir die Nutzbarkeit unserer Geräte nicht erhöhen, hat der Kunde keinen spürbaren Return on Invest.“

„Ich verteidige das Fernsehen nun seit über 40 Jahren“ sagte Gary Davey vom TV-Sender Sky Germany in der gleichen Diskussion. Er meinte, das mittlerweile das TV-Erlebnis seines Senders das neue Kino ist. Grund dafür ist ebenfalls die deutlich vereinfachte Nutzung bei gesteigerter Qualität der Inhalte. „Heute können Zuschauer das TV-Programm ganz einfach an ihr Leben anpassen statt umgekehrt nach der Programmzeitschrift zu planen.“

Was lässt sich also tun?

„Schauen Sie, wie Ihre Produkte von Kunden eingesetzt werden und verstehen Sie dadurch deren Anforderungen. So können Sie noch bessere Entscheidungen in der Produkt-Entwicklung treffen.“ Diesen Rat gab Tjeerd Hoek von Ford Design zum Ende der Diskussion.

Einfach nutzbare Produkte ist ein weiter gefasster Begriff, als wir glauben. Es fängt bei Geräten und Dienstleistungen an, geht aber deutlich weiter:

• Sind Nutzungsbedingungen und AGB einfach und schnell verständlich?
• Wie leicht sind Produktseiten zu navigieren?
• Sind Tarife und Rechnungen nachvollziehbar?

Für uns bei comspace heißt das: Systeme für unsere Kunden zu schaffen, die schnell und effektiv zu beherrschen sind, damit die Kunden unserer Kunden einfach zu bedienende Webseiten nutzen können.

In diesem Artikel zu Komplexität und Bürokratie auf Netzwertig kommt Martin Weigert zu dem Schluss, dass jedes Unternehmen, jede Behörde und jede Institution sich auf die Suche nach Möglichkeiten zur Verringerung von Komplexität machen sollte. Er bezieht sich auf diesen Artikel im Wall Street Journal, das zu drei sehr klaren Ratschlägen kommt:

1. Einfühlen durch Erkennen von Erwartungen und Bedürfnissen.
2. Zusammenfassen und auf das Wesentliche reduzieren.
3. Produkte erklären und verständlicher machen.