Improvisation in der Coronakrise: HR, Homeoffice und Lebensphasenflexibilität

Fast nichts ist mehr, wie es war. Seit Beginn der Coronavirus-Ausbreitung Anfang 2020 verschieben sich Prioritäten, To dos und empfundene Sicherheiten. So auch bei comspace. Die vergangenen Wochen waren turbulent und zurecht fragt Stefan Scheller in seiner Blogparade danach, „wie HR in der Corona-Krise das Unternehmen, den Staat und die Gesellschaft unterstützen kann“. 

Hier ist eine kleine Rückschau auf die vergangenen Wochen bei comspace und meine Perspektive auf  #HRvsCoronaKrise.

Coronakrise: Was bisher bei comspace geschah

Ende Februar hatten wir (die Geschäftsleitung und das People & Culture Team) für comspace einen Pandemie-Notfallplan entwickelt. Quasi aus dem Ärmel geschüttelt. Oder mit der Power vieler Beteiligten ein bestmögliches Worst Case Szenario niedergeschrieben. Orientiert haben wir uns dabei am Handbuch für Betriebliche Pandemieplanung des Bundesamts für Bevölkerungsschutz.

Als HR-Team waren wir von Anfang an eingebunden, was sicher auch ein schöner Beweis des in uns gesetzten Vertrauens seitens der Geschäftsleitung ist. Und wir haben gezeigt, dass wir eingebunden werden wollen und sollten. 

Was HR jetzt tun kann, um dem Unternehmen und den Menschen darin ein Stück weit besser durch die Krise zu helfen: Mehrwert schaffen. 

Zum Beispiel durch:

  • Koordinierung von Krisenthemen, HR-relevanten Informationen und Maßnahmen
  • Proaktives Aufbereiten und Einschätzung von HR-relevanten Informationen zur Corona-Situation für die Geschäftsleitung
  • Beratung bei z.B. arbeitsrechtlichen oder gehaltsabrechnungsrelevanten Themen.
  • Erstellung von Leitfäden, Sprachregelungen und Maßnahmenplänen zum Krisenmanagement
  • Bei allen Entscheidungen auch die Kolleg*innen im Blick haben. Wer sich Human RessourcesRelations, People oder meinetwegen auch Personal auf die Visitenkarte schreibt, muss vor allem in Krisenzeiten das Wohl der Menschen im Fokus halten.
Photo by Aron Visuals on Unsplash

Das Ding mit der Dynamik – Agiles Krisenmanagement bei HR

Viele Dinge dieser Tage sind improvisiert und wir bemühen uns, sie bestmöglich zu improvisieren. So kamen nach der Initiierung von Präventionsmaßnahmen im Laufe der Tage bei unserem People & Culture-Team viele andere Maßnahmen hinzu. 

Zum Beispiel haben wir einen Leitfaden für ein Check-In-Gespräch mit Kolleg*innen, die aus einer Reise zurückkamen, entwickelt. So wollten wir einschätzen, ob diese die kommenden 14 Tage im Homeoffice arbeiten sollten. Diesen Fragebogen haben wir genau 1x genutzt, da dann ziemlich schnell mehr Risikogebiete, Reiseverbote und später Grenzschließungen dazu kamen, die Zahl der getätigten Reisen also gegen Null ging.

Oft überschlugen sich die Themen und Ereignisse im Laufe eines Tages, so dass wir schnell reagieren mussten. Absagen von Veranstaltungsteilnahmen, Aufforderung zu Remote First-Arbeit, dann Remote Only und letztendlich Schulschließungen. Manchmal hatten wir morgens eine Information an die Kolleg*innen vorbereitet, die mittags schon wieder hinfällig war. An einem Tag haben wir einen Maßnahmenkatalog für den Ernstfall eines Coronaverdachts unter den Kolleg*innen vorbereitet – am anderen Tag brauchten wir ihn.

Man arbeitet in dynamischen Zeiten also auch mal sprichwörtlich “für die Tonne”. Informationen haben eine noch kürzere Halbwertszeit und die regulären Arbeitszeiten sind weitestgehend hinfällig. Online-Tools wie Slack, Google Meet und Google Docs helfen da übrigens total bei der Abstimmung und Maßnahmenplanung. 

Und plötzlich beschäftigt man sich mit nie da gewesenen Themen wie Infektionsverdachtsketten oder Kurzarbeit. (Ich denke, alleine mit Fails und Learnings zur Coronakrise könnte man locker einen weiteren Band der HR True Stories von Eva Stock & Jannis Tsalikis füllen ;)). Wenn HR einen Beitrag in der Krise leisten will, gilt es, flexibel zu sein und schnell reagieren zu können. 

Es könnte alles so schön sein, mit dem Daheim arbeiten…
Photo by Austin Distel on Unsplash

Remote Work is hard work

Und überhaupt: Online arbeiten. Mittlerweile arbeiten wir bei comspace alle seit vorletzter Woche komplett remote – noch so eine neue Herausforderung. Zwar gibt es bei comspace grundsätzlich die Möglichkeit, im Mobile Office zu arbeiten, allerdings wurde dies bisher nur sporadisch oder von wenigen Kolleg*innen regelmäßig genutzt. Jetzt sind wir plötzlich alle nur noch komplett digital unterwegs. Und das macht was mit uns.

In dieser neuen Situation zeigt sich, was auch schon vorher die Kultur vom #ArbeitenBeiComspace gewesen ist. Wir geben aufeinander acht, kümmern uns und denken an die Anderen. Neue Ideen entstehen und “alte” analoge Formate werden ins Digitale übertragen.

Alle vs. Corona-Krise

Was in den letzten Tagen der Coronakrise und in Zeiten von #WirBleibenZuhause immer sichtbarer wird: Bei den beschlossenen Maßnahmen zum Kontaktverbot etc. geht es um Physical Distancing. Und das ist nicht das gleiche wie Social Distancing. Sozialer Kontakt geht auch online, wenn man möchte und etwas kreativ ist.

Die Coronakrise geht alle an und jede*r kann einen Beitrag zur Bewältigung der Situation leisten. Unter den Kolleg*innen bei comspace teilen wir in den vergangenen Wochen nicht nur Infos, sondern auch Sorgen und aufbauende Worte miteinander. Spätestens jetzt merken wir, dass sich unsere Investitionen in ein gutes Miteinander, sozialen Austausch und Vertrauen auszahlt..

Unser großartiges Team Leela hat z.B. einen Küchen-Hangout bei Google Meet eröffnet. Hier kann man sich einklinken, wenn man eine digitale Kaffeepause mit zufällig anwesenden Kolleg*innen verbringen und einfach mal quatschen möchte. 

Etwas ähnliches stellt übrigens unser ehemaliger Kollege Jens mit der digitalen Mittagspause auf die Beine:

Überhaupt entwickeln wir gerade eine andere Zuhör-Kultur, meinte mein Kollege Tilmann, als er kürzlich bei Perspective Daily über das Entstehen einer neuen Arbeitswelt sprach.

Homeoffice + Homeschooling = Chaos

Was wir aber auch merken: Mit Kindern im Homeoffice, das funktioniert, sagen wir mal, so mittel. Das Ganze ist sicher auch dem Umstand geschuldet, dass die Remote-Regelung sehr spontan eingetreten ist, wir alle unsere Mobile Work-Ausstattung mit ins Zuhause gerettet haben und nun an Küchentischen arbeiten, an denen auch unsere Kinder ihren Schulstoff nachholen sollen.

Mein aktueller Arbeitsplatz 🙂

Der Bielefelder Soziologie Stefan Kühl hat es in einem Interview im Deutschlandfunk über den Umgang von Organisationen mit Krisen folgendermaßen formuliert: 

“In Krisen wird vielmehr deutlich, dass Schulen eine Funktion haben, die sonst eher weniger thematisiert wird – die Funktion einer Bewahranstalt für Kinder und Jugendliche, damit ihre Eltern die Möglichkeit haben, arbeiten zu gehen.” 

Stefan Kühl

Das ist etwas trockensoziologisch formuliert und sicher nicht die einzige Funktion von Schule (und Kindergarten), beschreibt aber das, was viele berufstätige Eltern gerade merken und was sich bitte sehr nach Überstehen dieser Krise auch in sozialer und monetärer Anerkennung für diese Berufsgruppen widerspiegeln sollte.

Unsere Learnings aus zwei Wochen Remote Only

Digitale Kommunikation ist anfälliger für Missverständnisse. 

Es ist erstaunlich, wie oft es bei Absprachen zu Missverständnissen kommen kann. Das führt dazu, dass wir zu jedem digitalen Meeting mittlerweile ein Protokoll führen. Und selbst das bewahrt uns nicht vor Dialogen wie “Hatten wir das wirklich SO besprochen?” – “Ich hatte es aber so verstanden, dass…”

Auch Meetings mit vielen Teilnehmenden funktionieren komplett remote. 

Mit guter Technik, noch besserer Vorbereitung, Disziplin und Moderation bekommt man auch an die 100 Teilnehmende gut in einem Termin versammelt. Wer hierzu den Erfahrungsaustausch mit uns suchen möchte, kann sich gerne vertrauensvoll ans P&C-Team wenden.

Homeoffice plus Kinderbetreuung funktioniert besser, je älter die Kinder sind.

Die Bielefelder Tageszeitung “Neue Westfälische” formulierte es drastischer mit “Warum Homeoffice mit Kleinkindern keine Lösung ist”. Und ja, da ist was dran. Hier gilt es also Rücksicht zu nehmen auf die Kolleg*innen in solch einer Situation, in der auch mit bestem Willen nicht so stringent und effizient gearbeitet werden kann, wie zu regulären Büroarbeitszeiten.

Und überhaupt: Wir alle machen das super!

Tief durchatmen, Chaos aushalten lernen und sich in Gelassenheit üben, empfiehlt auch meine Kollegin Sylvia in ihrem aktuellen Blogbeitrag über Corona, Kind(er) und Homeoffice

Photo by John Cameron on Unsplash

Was HR für das Unternehmen, die Kolleg*innen und die Gesellschaft tun kann

Wir stellen fest: Es ist kompliziert. Was wir aber aus der Coronakrise lernen können ist, dass es für komplexe Systeme wie menschliche Zusammenarbeit keine einfache Lösung geben kann. 

Daher mein Vorschlag für die Zeit nach #HRvs.CoronaKrise:

Veränderungsbegleiter sein

Lasst uns unsere Erfahrungen aus dieser Krise nutzen, um die guten Entwicklungen beizubehalten und diese an Bewährtes anzudocken. Wir erleben gerade alle eine hohe Dringlichkeit für Veränderungen, die vieles möglich macht, was vorher so nicht gegangen wäre. Eine ideale “Spielwiese” für neue Erfahrungen. Diese Veränderungen laufend zu beobachten und gemeinsam zu bewerten, das Einfinden in die neue Situation und das spätere Umschwenken zu einer neuen Normalität zu begleiten, kann auch ein To do für HR sein.

Konzepte für Neues Arbeiten entwickeln

Bei comspace gibt es beispielsweise schon länger das Konzept der Lebensphasenflexibilität. Klingt etwas sperrig, ist es aber gar nicht. Der Gedanke dahinter ist, größtmögliche Flexibilität bei Arbeitszeit und -ort zu gewährleisten. 

Bei uns zeigt sich das in frei wählbaren Wochenarbeitszeiten. Diese können auch erhöht oder gesenkt werden, wenn sich die Lebenssituation durch Kinder, Weiterbildung, Hobby, etc. ändert. Das Leben ist nicht statisch, wieso sollte es die Arbeitszeit sein?

Auch beim täglichen Arbeitsbeginn und -ende sind wir flexibel, solange jobrelevante Verpflichtungen, interne Abstimmungen und Kundentermine eingehalten werden können. Wer (vor und nach Physical Distancing) im Büro arbeiten möchte, hat dafür einen festen Arbeitsplatz. Wer mobil arbeiten möchte, kann dies spontan tun oder mit dem Team feste Mobile Office-Tage vereinbaren.

Mir scheint, als ist das eine gute Möglichkeit, um auf persönliche Lebenssituationen, Tagesroutinen und soziale Anforderungen zu reagieren. Den Homeoffice-ist-DIE-Lösung-für-alles-Rufen kann ich leider nicht zustimmen. So einfach ist das Leben (inkl. Arbeiten) nicht. Für unterschiedliche Lebensentwürfe brauchen wir unterschiedliche Arbeitsangebote. Diese zu gestalten wird eine große Aufgabe für HR nach der Coronakrise sein.

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