Wozu braucht ein Unternehmen ein DAM, wenn es schon ein CMS hat?

Ein Content Management System (CMS) wird mittlerweile in nahezu jedem Unternehmen eingesetzt, um den digitalen Content auf einer Plattform zu managen und von dort aus in die Marketingkanäle zu verteilen. Ein Digital Asset Management System (DAM) ist allerdings in vielen Unternehmen noch keine Selbstverständlichkeit. Schließlich verfügt auch jedes Content Management System über eine Mediendatenbank. Dort werden die verwendeten digitalen Mediendateien wie Bilder, Videos oder PDFs hochgeladen, abgelegt und in die verschiedenen Kanäle wie Corporate Website, E-Commerce-Seiten, Blogs, Social Media etc. ausgespielt. So weit, so gut.

Beispiel Media Library Sitecore

Beispiel Media Library Sitecore

Stellt sich die Frage, wozu man dann zusätzlich in ein Digital Asset Management investieren soll und was dieses bietet, das ein CMS nicht abbilden kann. Aber bevor wir dazu kommen, möchte ich im Vorfeld definieren, was ein Asset eigentlich ist.

Was versteht man unter einem digitalen Asset?

Digitale Assets sind strukturierte Mediendateien, für die ein Unternehmen die Nutzerrechte besitzt und die ihm für die Verwendung in seinen digitalen Kanälen zur Verfügung stehen. Erst Dateien, die klassifiziert, indexiert, versioniert, geschützt, gespeichert und formatiert sind, werden zu Assets.

Kennzeichnend für digitale Assets ist außerdem, dass sie mit Metadaten angereichert werden sollten. Metadaten sind “Daten über Daten”, d.h. strukturierte ergänzende Informationen zu den Assets wie Dateityp, Auflösung, Erstellungsdatum, Autor, Schlagworte, Beschreibung, Copyright-Information u.v.m. Die Metadaten sind essentiell, damit die Assets gut gefunden und vielseitig verwendbar werden.  

Wenn man an Mediendateien für die Website denkt, denkt man in erster Linie an Bilddateien. Digitale Assets können jedoch in vielfältiger Form vorliegen: Neben Bildern zählen u.a. auch Videos, Audiodateien, digitale Textdokumente, Präsentationen, Konstruktionszeichnungen und 3D-Dateien dazu. Mit der zunehmenden Vielfalt an Touchpoints ist auch die Anzahl der digitalen Asset-Typen gestiegen.

Was kann ein Digital Asset Management, das ein CMS nicht bietet?

Die oben erwähnte Medienverwaltung im CMS stößt schnell an ihre Grenzen, wenn Assets eben nicht nur in einer Webseite Verwendung finden. Dabei geht es nicht einfach um die Menge an Assets, sondern auch um die vielfältigen Formate, Versionen und Varianten, die ein Assets annehmen kann-) Und dies ist angesichts der stetig steigenden Anzahl an Informations- und Shoppingkanälen für Konsumenten mittlerweile die Regel.

Nutzen eines DAM für Unternehmen und Anwender

Hier setzt ein Digital Asset Management System (DAM) an: Dieses speichert, verwaltet und steuert alle Mediendaten eines Unternehmens zentral und medienneutral. Vor allem stellt es sicher, dass alle Nutzer, in Abhängigkeit ihrer Verfügungsrechte, auf identische, stets aktuelle Datensätze zurückgreifen. Damit werden die Marketing- und Vertriebsworkflows, speziell in größeren und abteilungs- und länderübergreifenden Projekten, deutlich flexibler und einfacher. Bietet ein Unternehmen etwa mehrere Marken an, stellen moderne DAM Systeme auch hierfür gute Lösungen bereit. Ein modernes DAM bietet Zugriff auf die Daten über eine intuitive Weboberfläche. So müssen keine Clients installiert werden.

Asset Management Lifecycle

Asset Management Lifecycle

Durch die Trennung der Inhalte der Assets von Form, Format und Ausgabemedium wird ein medienneutrales Publizieren gewährleistet. Das bedeutet: Von jedem Asset wird ein Master im DAM abgelegt, das in alle weiteren benötigten Formate konvertiert und damit für eine Mehrfachnutzung verfügbar gemacht werden kann. So bleibt das jeweilige Original unangetastet, kann aber für jeden Nutzen individuell angepasst werden.

Ein weiterer Vorteil: Der Speicherplatz im CMS wird nicht von riesigen Bild- und Video-Formaten in Beschlag genommen. Dies hat eine bedeutende Performancesteigerung des CMS zur Folge.

Die mächtige Suchfunktion in einem modernen DAM, die auf einer durchdachten Verschlagwortung basiert, erleichtert den Redakteuren das schnelle Auffinden der gewünschten Medieninhalte. Durch das ausgeklügelte Rechte- und Nutzungsmanagement entfällt ein Abklären der Nutzungsrechte mit der Rechtsabteilung oder anderen Lizenzgebern und reduziert die Gefahr von Urheberrechtsverletzungen. Ein entsprechender zuvor ggfs. benötigter Kommunikationsaufwand entfällt.

Dies sind die wichtigsten Features von professionellen DAM Systemen:

  • Zentrale unternehmensweite Verwaltung – nicht nur für Verwendung im CMS, sondern auch für andere Kanäle und Zwecke
  • Verwaltung von einer Vielzahl verschiedener Formate (bspw. bis zu 150 Formate im konkreten Fall des CELUM DAM)
  • Verschlagwortung und intelligente Suche
  • Ausgereiftes Lizenz- und Rechtemanagement
  • Verwendungsanzeige der Assets im DAM
  • Umfangreiche Statistiken und Auswertungen
  • Skalierbarkeit
  • Versionierung von Assets
  • Zugriff über ein Weboberfläche mit intuitiver Bedienung

Integration mit anderen Unternehmenssystemen

Optimal kann ein Digital Asset Management seine Stärken aber erst ausspielen, wenn es in andere vorhandene Unternehmenssysteme wie einem CMS, PIM, ERP, CRM etc. integriert wird und mit diesen interagiert. Dient das DAM als zentrale Mediendaten-Quelle für alle Fachbereiche und Anwendungen, können enorme Kosten und Ressourcen für die Pflege von Daten eingespart werden. Solange ein DAM parallel und unabhängig von einem CMS oder einem PIM genutzt wird, ist das Datenchaos quasi vorprogrammiert. Denn die Chance ist groß, dass in jedem der Systeme unterschiedliche Assets und unterschiedliche Formate und Versionen eines Assets vorgehalten werden.

Verknüpft man das DAM System bspw. mit einem Content Management System, wird das CMS von den Datenmengen entlastet und damit flexibler und performanter. Wie eine solche Integration funktionieren kann und welche Vorteile sie bringt, können Sie am Beispiel des CELUM DAM in Verbindung mit dem Sitecore und dem FirstSpirit CMS erfahren.

Die Investition in ein DAM spart Zeit und Kosten

Die Implementierung eines Digital Asset Management Systems verursacht naturgemäß erst einmal Kosten. Daher sollten Sie im Vorfeld identifizieren, welche Prozesse im Unternehmen von einem DAM profitieren würden und welche den dringendsten Optimierungsbedarf haben. Dies hilft bei der Auswahl des passenden Systems. Falls Sie nur über wenige Mediendaten verfügen und Prozesse im Umgang mit diesen Daten klar geregelt sind, reicht ggfs. auch deren Verwaltung im CMS aus.

In den meisten Fällen werden Sie aber zu dem Ergebnis kommen, dass ein DAM zur Bändigung Ihrer Datenflut beitragen kann. Und dabei Zeit und Kosten spart:

  • Kollegen müssen die benötigten Mediendateien nicht mehr aus mehreren Quellen zusammensuchen, in irgendeinem Verzeichnis ablegen, bearbeiten und im gewünschten System hochladen. So sind bspw. in der Life Science Branche wissenschaftliche Mitarbeiter rund ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung von Daten beschäftigt, wie das Frauenhofer Institut FIT herausfand.
  • Datenverwechslungen und das Entstehen von Duplikaten entfallen.
  • Durch das granular konfigurierbare Rechte- und Lizenzmanagement wird ein unsachgemäßer oder missbräuchlicher Umgang mit Assets verhindert, so dass eventuelle rechtliche und in Folge finanzielle (sowie Image-) Schäden reduziert werden können.

Auf diese Weise amortisieren sich die Kosten für ein DAM recht schnell. Als positiver Nebeneffekt trägt der Einsatz eines Digital Asset Managements unternehmensweit zu einem professionellen und einheitlichen Markenauftritt bei.

Fazit

Will man die zentrale Hoheit über seine Medien behalten, Fehler bei der Asset-Verwendung vermeiden und die Assets für alle an den Unternehmensprozessen Beteiligten zugänglich machen, ist der Einsatz einer DAM Software eine sinnvolle Investition. Dies gilt umso mehr, je größer und internationaler ein Unternehmen ist und je mehr Partner Zugriff auf die unternehmenseigenen Mediendateien haben sollen. Besonders wichtig ist, dass ein DAM auch bei der Rechtssicherheit wichtige Vorteile schafft. Lizenzbegrenzungen können einem Asset mitgegeben werden – und so kann es etwa nach Ablauf der Lizenz automatisch nicht mehr verwendet werden, bzw. es werden entsprechende Workflows angestoßen.  

Realisiert man dann noch die Integration des DAM in die Systemlandschaft des Unternehmens, werden Insellösungen abgeschafft und durchgängige Geschäftsprozesse erreicht. Ein DAM macht einem CMS keine Konkurrenz, sondern entlastet es und ergänzt es sinnvoll.

Über Anke Lorge

Ist im Bereich Marketing / PR bei comspace tätig und zuständig für die Marketing-Aktivitäten der Agentur.
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