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Am 25. Mai 2018 tritt die neue europaweite Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Nicht mehr viel Zeit also für Unternehmen, sich für den Stichtag fit zu machen und die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Was ändert sich, was bleibt, wo muss kurzfristig gehandelt werden? Diese und weitere Fragen haben wir unserem DSGVO-Experten und langjährigen externen Datenschutzbeauftragten Lars Christiansen gestellt und praxisorientierte Antworten bekommen.

Was ist die DSGVO?

Die neue Datenschutz-Grundverordnung ist nach meiner Einschätzung die umfangreichste und gleichzeitig am meisten unterschätzte Gesetzesinitiative, die die EU jemals auf den Weg gebracht hat. Viele Beteiligte haben lange nicht wahrgenommen, worum es genau geht und wie komplex sich die Umsetzung gestaltet.
Bei der DSGVO geht es nicht um eine schlichte Gesetzesänderung, sondern einen kompletten Neuanfang im Bereich Datenschutz. In Deutschland sind allein rund 300 Gesetze betroffen, die geändert werden müssen, weil sie in irgendeiner Weise etwas mit Datenschutzregelungen zu tun haben. In Hinblick auf die Umsetzung geben sich die Aufsichtsbehörden noch zurückhaltend, da es bisher weder Erfahrungswerte noch Gerichtsurteile gibt. Daher bleibt in der Praxis leider noch vieles im Unklaren.

Welche Änderungen ergeben sich aus der DSGVO für mittelständische Unternehmen?

Die gesetzlichen Änderungen betreffen alle Unternehmen. Generell gibt es keine Unterscheidung nach kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen.
Die einzige Ausnahme besteht in der Bestellpflicht eines Datenschutzbeauftragten: Dieser müssen Unternehmen erst nachkommen, sobald sie mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen.

Sollten Unternehmen in einigen Bereichen über die DSGVO hinausgehen?

Grundsätzlich gilt bei der Umsetzung der DSGVO der risikobasierte Ansatz, d.h. die DSGVO macht die Erlaubnis der Datenverarbeitung von einer Risikoanalyse abhängig. Jedes Unternehmen muss im Einzelnen abwägen, wie stark die „Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten“ der betroffenen Personen durch die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gefährdet wird. Dementsprechend sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die die Datensicherheit der erhobenen und verarbeiteten Daten gewährleisten.

Welche zusätzlichen Pflichten ggü. dem bisherigen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben sich für deutsche Unternehmen aus der DSGVO?

In vielen Regelungen unterscheidet sich die DSGVO gar nicht so wesentlich vom BDSG. In anderen Punkten gibt es gravierende Änderungen. Die wichtigsten sind folgende:

• Ausweitung des Begriffs der personenbezogenen Daten: Die Definition ist in der DSGVO wesentlich weiter gefasst als zuvor (s. auch die nächste Frage). Bisher ging es um den Schutz der Daten, um physischen und materiellen Schaden abzuwenden. Zukünftig müssen Daten auch gegen immateriellen Schaden geschützt werden.
• Informationspflichten: Diese sind umfangreicher geworden. Den Betroffenen muss bei der Erhebung seiner Daten Auskunft darüber gegeben werden, “wer was wann und bei welcher Gelegenheit über sie weiß”.
• Recht auf Datenportabilität: Die Übertragbarkeit der Daten von einem Anbieter zu einem anderen muss gewährleistet sein. Dies auf Anforderung auch im maschinenlesbaren Format, damit die Daten ggfs. woanders wieder eingelesen werden können.
• Sicherstellen der Sicherheit und Belastbarkeit der Systeme
• Rechenschaftspflicht im Sinne der Beweislastumkehr: Bisher musste ein Betroffener vor Gericht selbst nachweisen, dass das Unternehmen für eine fehlerhafte Verarbeitung von Daten verantwortlich ist. Diese Pflicht liegt nun bei dem Unternehmen, das die Daten verarbeitet.

Welche personenbezogenen Daten sind konkret von der Verordnung betroffen und was genau versteht man unter “personenbezogen”?

Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die man einer natürlichen Person zuordnen kann. Außer naheliegenden Daten wie Name und Adresse etc. zählen künftig auch digitale Informationen wie Standortdaten, IP, Cookies, Scoring- und Ranking-Daten dazu.

Welche Dokumentationspflichten sind unternehmensintern notwendig?

Die Dokumentationspflichten steigen insofern, als dass jede verantwortliche Stelle den Nachweis erbringen können muss, dass sie personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeitet. Außerdem müssen alle Datenverarbeitungsprozesse dokumentiert werden.
Neu ist, dass ein Unternehmen wie das Ihre (Anm. =comspace) als Auftragnehmer und damit Auftragsverarbeiter jetzt mit in der Haftung sind. Bisher war das nur der Auftraggeber.

Welche Auskünfte müssen bei einem Antrag auf Datenauskunft künftig bereitgestellt werden? Wie schnell und in welcher Form?

Es müssen alle im Unternehmen befindlichen Daten, die die anfragende Person betreffen, zur Verfügung gestellt werden, und dies lt. Gesetzgeber “zeitnah und vollumfänglich”. Zeitnah meint eine Frist von 2 Wochen. Die Bereitstellung der Daten muss kostenfrei und in geeigneter Form (pdf, Mail o.ä.) erfolgen.

Welche Anforderungen werden an wirksame Einwilligungserklärungen gestellt? Warum braucht es überhaupt Einwilligungserklärungen, wenn man sich DSGVO-konform verhält?

Die Einwilligung zur Datenerhebung muss freiwillig und gut informiert erfolgen und sie darf nicht an einen Vertragsabschluss gekoppelt sein. Bei Datenerhebung muss dem Kunden außerdem mitgeteilt werden. was mit seinen Daten geschieht. Bestehende Einwilligungen sind davon unberührt und nach wie vor wirksam, sofern sie den Anforderungen aus dem BDSG genügen.
Neu ist, dass eine Dateneinwilligung von Kindern und Jugendlichen erst ab dem 16. Lebensjahr möglich ist.
Nach meiner Einschätzung wird die Einwilligung zukünftig sicherlich an Bedeutung verlieren.

Was beinhaltet das Recht auf Vergessenwerden? Welche Fristen sind zu beachten?

Das Recht auf Vergessenwerden existiert schon heute. “Vergessen” ist im digitalen Zeitalter ja ein eher unpassendes Wort. Der Begriff “Löschung” trifft es besser. Auch wenn die Daten auf Aufforderung gelöscht werden, verbleiben sie aufgrund der Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen noch für mindestens 6-10 Jahre im Unternehmen.
Eine genaue Zeitvorgabe für die Löschung gibt es meines Wissens nicht. Man kann allerdings davon ausgehen, dass die Aufsichtsbehörden hier ähnliche Zeiten wie bei einem Auskunftsersuchen ansetzen. Da liegt die Frist bei zwei Wochen. Die Löschung sollte immer so schnell wie möglich erfolgen.

Gibt es spezielle Anforderungen für Daten von Personen ausländischer Nationalität (EU / international)? Ab wann betrifft die DSGVO deutsche Unternehmen nicht?

Die DSGVO greift, sobald die Daten eines europäischen Bürgers betroffen sind bzw. sobald ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen für europäische Bürger anbietet und zugänglich macht.

Welche Auswirkungen hat die Verordnung auf den Datenschutz für Beschäftigte?

Der Datenschutz für Beschäftigte sollte ursprünglich einmal in einem eigenen Gesetz geregelt werden, dies ist aber nicht geschehen.
Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten erfolgt beispielsweise auf Basis einer Betriebsvereinbarung, im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder aufgrund einer Einzeleinwilligung. Aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses, das durch einen Arbeitsvertrag entsteht, kann die Freiwilligkeit einer Einzeleinwilligung ggfs. in Frage gestellt werden. Dies wird mit der DSGVO zukünftig einfacher sein, denn dann gilt: Wenn eine Datenverarbeitung einen wirtschaftlichen oder rechtlichen Vorteil für den Mitarbeiter mit sich bringt, kann der Arbeitgeber von einer Einwilligung ausgehen.
Zusätzlich gibt es höhere Transparenzpflichten für den Arbeitgeber: Er muss die Mitarbeiter über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht informieren.

Welche Folgen kann ein Verstoß gegen die DSGVO haben?

Hier wird unterschieden zwischen organisatorischen Verstöße und Datenverlust. Bei organisatorischen Verstößen können bis zu 10 Mio. Euro bzw. bis zu 2 % des weltweiten Vorjahresumsatzes fällig werden. Bei Datenverlust beträgt die Geldbuße bis zu 20 Mio. Euro bzw. bis zu 4 Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes. Bei Datenschutzverletzungen entsteht außerdem ein Anspruch auf Schadensersatz für materiellen und (neu) immateriellen Schaden.

Welche Herangehensweise empfehlen Sie Unternehmen, um sich möglichst schnell fit zu machen für die neuen Bestimmungen? Was sind die wichtigsten to do’s?

Wer jetzt noch nicht angefangen hat, sich mit dem Thema zu beschäftigen, sollte sich eine gute Versicherung suchen ;). Die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur Umsetzung der DSGVO sind folgende:

• Ist-Aufnahme der Systeme und Prozesse deren saubere Dokumentation
• Informationspflichten beachten und wahrnehmen
• Datenschutzerklärung anpassen
• Datenschutz-Folgenabschätzung vornehmen:
  Diese betrifft jede Datenverarbeitung, die ein besonders hohes Risiko für den Betroffenen darstellt, bspw. bei der Erhebung von Daten zum Scoring oder Profiling. Vor der Datenverarbeitung müssen die Risiken abgeschätzt und es muss dokumentiert werden, wie ein Rechtsrisiko abgefangen werden kann.
• Meldepflichten bei Datenschutz beachten
• Abbildung aller Datenschutzvorgänge in Prozessen

Stichwort Online-Marketing: was bringt da die DSGVO für Veränderungen?

Es gibt keine speziellen Vorschriften für die Zulässigkeit von Werbung. Daher gelten nach wie vor die allgemeinen Bestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Online-Marketing. Das z.Zt. noch bestehende Listenprivileg entfällt mit der DSGVO. Es wird in Zukunft stärker auf eine Interessensabwägung bei der Datenverarbeitung ankommen. Der Bereich Online-Marketing wird durch die kommende ePrivacy-Verordnung neu geregelt werden. Diese wird für das Jahr 2019 erwartet.
Da zukünftig innerhalb der EU über nationale Grenzen hinweg dieselben Bestimmungen angewendet werden, wird die DSGVO für international tätige Unternehmen eher Erleichterungen bringen.

Wie bewerten Sie persönlich die DSGVO?

Ich sehe die DSGVO als einen guten Ansatz in die richtige Richtung: Alte Regelungen des BDSG werden komplett überholt, was im digitalen Zeitalter dringend nötig war, da die Regelungen von 1995 nicht mehr die Realität widerspiegeln. Viele Basisfragen sind noch heute ungeklärt, so dass häufig Richterrecht greifen musste und Stellungnahmen der Aufsichtsbehörden bis heute in der Praxis nicht umgesetzt wurden.
Allerdings wurde die DSGVO mit Blick auf die großen amerikanischen Unternehmen konzipiert mit dem Nachteil, dass sie keine Abstufungen nach Unternehmensgröße vorsieht, d.h. es gibt keine Anpassungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Außerdem wird die DSGVO mit viel Angst und Schrecken verkauft.

Lässt sich die DSGVO irgendwie umgehen?

Nein, das ist nicht möglich, denn sie ist ab dem 25. Mai 2018 EU-weit geltendes Datenschutzrecht.

Ist die DSGVO eher ein Wettbewerbsvor- oder Nachteil im internationalen Markt?

Für deutsche Unternehmen ist sie eher ein Vorteil, weil sich die DSGVO in vielen Punkten relativ nah an die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes hält. Für Unternehmen anderer europäischer Länder, in denen der Datenschutz bisher nicht ganz so strikt geregelt wurde wie in Deutschland, wird die Umstellung viel größer ausfallen.

Wenn Sie Einfluss darauf hätten, welche Änderungen an der Verordnung würden Sie sich wünschen?

Ich würde mir eindeutigere, griffige Vorgaben wünschen. Es gibt noch viel zu viele Unklarheiten in der Interpretation und Umsetzung der Verordnung. Dies führt zu starken Verunsicherungen bei den Unternehmen.

Seit wann beschäftigen Sie sich mit der DSGVO?

Ich habe schon 2011 damit begonnen, seit der erste Entwurf der neuen Verordnung durch die EU-Kommission veröffentlicht wurde. Seit 2015 beschäftige ich mich sehr intensiv mit dem Thema.

Welche weitere Links zur DSGVO können Sie zur weiteren Einarbeitung in das Thema empfehlen?

Auf diesen Seiten finden Sie weitere, detaillierte Informationen rund um die DSGVO-Bestimmungen:
DSGVO – Expertenwissen für die Praxis:
https://dsgvo.expert/materialien/synopse-zur-dsgvo/
Hier findet man eine Gegenüberstellung der alten und neuen Gesetzestexte und eine Zuordnung der Artikel der DSGVO zu den Erwägungsgründen. Da auf EU-Ebene die Erwägungsgründe Teil der Gesetzgebung sind und die Artikel der DSGVO immer mit Blick auf die entsprechenden Erwägungsgründe ausgelegt werden müssen, ist das bei der Beurteilung der neuen Vorgaben hilfreich. In Deutschland kennen wir dieses Vorgehen nicht und die Erwägungsgründe werden oft mit Kommentaren verwechselt, die nicht zur Gesetzgebung gehören. Das führt dann u.U. zu einer fehlerhaften Auslegung.
Informationen des Bayrischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht (BayLDA):
https://www.lda.bayern.de/de/datenschutz_eu.html
Diese Informationen findet man zwar bei allen Landesaufsichtsbehörden, aber die Bayern haben m.E.  die übersichtlichste Webseite dazu erstellt. Bei den Informationen handelt es sich um Kurzpapiere der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz DSK). Hier ist die konsolidierte Ansicht der Landesbehörden zu bestimmten Themen beschrieben.
Europäische Kommission zur DSGVO:
https://ec.europa.eu/commission/priorities/justice-and-fundamental-rights/data-protection/2018-reform-eu-data-protection-rules_de
Da sich in Zukunft viel auf europäischer Ebene abspielen wird und es ein europaweites, einheitliches Vorgehen aller Aufsichtsbehörden geben soll, ist ein Blick nach Brüssel hilfreich um abzuschätzen, wohin sich der Datenschutz in Europa und damit auch in Deutschland entwickeln wird.